Pengalaman Menjadi Admin Claim hingga Penyelesaian Masalah dalam Pekerjaan

Dalam pekerjaanku sebagai seorang admin claim di salah satu perusahaan swasta, aku memiliki banyak pelajaran yang didapatkan di sana. Sering juga orang mengira admin itu kerjaannya sangat mudah : tinggal ketik-ketik, buat surat, print-print, dan selesai. Terus tidak perlu kemampuan spesifik apapun dalam mengerjakannya. 

Secara nyata pekerjaan administrasi yang dibiarkan begitu saja maka akan menyebabkan menumpuknya dokumen, ya sudah seperti semut yang berjejer di atas meja. Katanya pekerjaannya mudah tapi banyak juga yang sengaja menunda-nunda namun hasilnya pekerjaan akan lebih membingungkan dan berat. Kenapa? Karena semakin ditunda-tunda maka akan semakin  tidak urut jadi timbulnya banyak masalah pada setiap detail pengerjaan dokumen yang dilakukan.

Banyaknya revisian yang terjadi berkali-kali juga menyebabkan kita sebagai admin harus tetap semangat alias tahan banting dalam segala cuaca apapun. Hari-hari memang harus membiasakan diri untuk melihat tumpukan berkas-berkas yang bertengger di mejanya. Ketika satu berkas bermasalah maka akan tertunda pula penyelesaian klaim lainnya dan pengerjaan dokumen lainnya pun tertunda untuk dikirim ke asuransi. Karena memang angin-angin kecil bisa juga membuat pohon-pohon tumbang, jadi sekecil apapun kesalahan-kesalahan akan besar akibatnya jika tidak diselesaikan segera.

Maka melalui artikel ini, aku ingin membagikan pengalamanku yang tak seberapa ini dan bagaimana menyelesaikan suatu permasalahan selama menjadi admin klaim tersebut. Cuss aku bakal jabarkan dengan sangat detail di sini yaa…

Pengalaman Menjadi Admin Klaim hingga Penyelesaian Masalah dalam Pekerjaan

Btw, aku merasakan banyak hal selama menjadi admin klaim. Memang dibutuhkan ketelitian, kesabaran, dan ketekunan yang perlu diterapkan oleh admin klaim dalam bekerja. Untuk mengerjakan pekerjaan secara utuh dan urut maka admin klaim pun perlu mengatur waktunya dan mengatur strategi yang tepat sehingga pekerjaan dapat diselesaikan sesuai tepat pada waktunya. 

Admin klaim juga harus hafal dengan dokumen mana, jobdesk mana, dan notebene mana yang paling sering maupun sedikit muncul. Adanya ketidaklengkapan  format dari dokumen-dokumen yang dibuat ataupun ada kesalahan kecil yang dikerjakan oleh admin klaim maka fatal akibatnya bagi perusahaan di kemudian hari. Seperti dikejar-kejar oleh hantu, karena bikin gak bisa tidur olehnya.

Nah, itulah mengapa admin klaim harus bekerja dengan maksimal dan tidak bisa semena-mena mengerjakan jobdesknya agar pekerjaan selesai dengan baik.

Menjadi Admin Klaim Harus Paham Segala Administrasi Kantor

Bayangkan administrasi kantor tidak hanya persoalan surat menyurat saja. Melainkan ada proses administrasi lainnya seperti ada pelaporan berbagai macam progress dan pelaporan keuangan lainnya yang diperlukan. Karena setelah surat menyurat selesai, admin klaim perlu tau sudah sampai mana proses administrasi ini. 

Dokumen administrasi ini tak hanya satu bentuk format saja, karena ada banyak bentuk format pada setiap detail pekerjaannya. Jadi memang admin klaim dituntut harus serba bisa menyelesaikan dokumen-dokumen tersebut dengan benar. 

Menjadi Admin Klaim Harus Punya Keterampilan Detail Oriented 

Sebagai admin klaim kita harus terbiasa mengerjakan pekerjaan susun menyusun dalam data maupun jobdesk dengan jelas. Semua pekerjaan itu perlu dilakukan harus extra hati-hati. Jika ada bagian satu yang bermasalah maka bagian yang lain pun terkena imbasnya.

Bahkan pada saat input yang dibuat pada sistem ada kesalahan, salah input harga contohnya maka harus direvisi lagi sampai semua benar. Apalagi saat mengerjakan pada sistem-sistemnya ada kode atau harga yang berbeda maka perlu dilakukan banding, revisi berkali-kali sehingga dapat diapprove oleh sistemnya dan kita dapat melanjutkan pekerjaan yang lain. 

Oleh karena itu, kita penting mempunyai skill detail oriented. Artinya kita harus punya perhatian penuh terhadap setiap pekerjaan tanpa kesalahan dan tidak boleh keliru atau tidak benar dalam mengerjakannya.  

Menjadi Admin Klaim Harus Birokrasi dan Koordinasi

Mengapa harus birokrasi, bayangkan banyak revisi bolak balik hanya karena ketidakjelasan dari birokrasi. Untuk administrasi pun belum keseluruhan menggunakan komputerisasi. Sehingga ada dokumen-dokumen yang perlu diproses dibuat dan bertahap-tahap yang dilakukan.

Dan mengapa pula harus koordinasi, pada saat dokumen diperiksa satu per satu tentu bakal ada revisi yang mesti dituntaskan. Karena itu diperlukan koordinasi admin klaim dengan divisi-divisi yang terkait agar revisi segera beres dan tidak dilakukan berulang kali.

Jadi dua sikap yaitu birokrasi dan koordinasi ini sangat diperlukan untuk menunjang pekerjaan admin klaim. Tidak serta merta melemparkan api dan membiarkan apinya padam sendiri tanpa disiram oleh air, karena dalam bekerja ada time yang mesti diset agar permasalahan dapat terselesaikan dengan cepat.

Penutup

Oleh karena itu, mengingat tanggung jawab yang diemban oleh admin klaim cukup banyak. Sehingga admin klaim sangat penting menguasai kemampuan untuk memanajement waktu dengan baik, bekerja lebih detail, teliti, dan tekun. Karena pada prinsipnya demi kelancaraan operasional perusahaan maka admin klaim harus siap dalam semua kumpulan gerbang berkas-berkas yang mengarah pada dokumen fisik untuk dikerjakan setiap waktunya. 

Sebab bagi mereka yang jobdesk yang benar-benar sempurna harus dikerjakan. Karena pekerjaan yang tidak benar “Mereka yang bekerja dengan adanya api, ketika api itu belum padam, maka akan terhenti pekerjaannya” Karena itu perlu minimnya bahkan tidak ada kesalahan dalam pekerjaan. Karena kesalahan itu yang membawa dirinya jatuh ke jurang, analoginya bekerja dengan baik harus perlu dibiasakan agar tidak berdampak besar ke depannya pada perusahaan. 

Artikel ini adalah bagian dari latihan komunitas LFI supported by BRI